PEC obbligatoria per ogni Amministratore

Con il nuovo obbligo, ogni amministratore di una società dovrà disporre di una PEC personale e comunicarla al Registro delle Imprese. Questo requisito vale anche per gli organi collegiali, come i consigli di amministrazione, e ciascun componente sarà obbligato a dotarsi di un indirizzo PEC individuale.

Rimane da chiarire la questione legata ai casi in cui una stessa persona sia amministratore di più società: basterà comunicare un unico indirizzo PEC al Registro delle Imprese o ogni amministratore dovrà dotarsi di più PEC, ciascuna associata al ruolo svolto all’interno delle singole organizzazioni societarie? Allo stato ed in attesa di chiarimenti, appare praticabile la prima soluzione.

Perché questo obbligo è importante? Conseguenze.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta il domicilio digitale, ovvero il canale di comunicazione ufficiale tra le imprese e gli enti pubblici o privati. L’uso della PEC permette la tracciabilità delle comunicazioni, garantendo una validità legale dei messaggi inviati e ricevuti, comparabile all’invio di raccomandata con ricevuta di ritorno e a notifica mediante ufficiale giudiziario. Inoltre, la PEC contribuisce alla semplificazione dei procedimenti burocratici, rendendo più efficiente il dialogo con le istituzioni.

La mancata comunicazione della PEC al Registro delle Imprese comporterà una sanzione amministrativa per le società già iscritte, mentre per quelle di nuova costituzione l’iscrizione non sarà possibile senza la PEC. Le sanzioni amministrative saranno pari al doppio di quelle previste dall’articolo 2630 del Regio Decreto 16 marzo 1942, n. 262, con importi che varieranno da un minimo di 206 euro a un massimo di 2.065 euro.

A complicare il quadro normativo, la Riforma Cartabia ha introdotto un’Area web notifiche all’interno del Portale dei Servizi Telematici (PST) del Ministero della Giustizia, operativa dal 26 novembre 2024. Questa piattaforma consente il deposito e la consultazione delle notifiche telematiche. In caso di impossibilità di notificare un atto tramite PEC per cause imputabili al destinatario, l’atto può essere depositato nell’Area web notifiche. Quindi, esiste il rischio che, in assenza di un controllo regolare, la parte interessata non venga a conoscenza tempestivamente delle notifiche depositate. Per evitare conseguenze negative, come sanzioni o decadenze processuali, è fondamentale che gli amministratori di società monitorino regolarmente sia la propria casella PEC sia l’Area web notifiche del PST.

Ambito di applicazione dell’obbligo

Anche se introdotto dalla Legge di Bilancio 2025, l’obbligo di PEC non sembra limitarsi agli amministratori di società costituite dopo il 1° gennaio 2025, ma anche a quelle già esistenti.

Questa interpretazione estensiva della norma porta a considerare obbligatoria la PEC per tutti gli amministratori di imprese in forma societaria, senza distinzione.

Cosa fare per adeguarsi

Se sei un amministratore di società e non hai ancora attivato una casella PEC personale:

1. Attivala presso un fornitore certificato di servizi di posta elettronica certificata.
2. Registra la PEC personale presso il Registro delle Imprese tramite la Camera di Commercio.
3. Verifica periodicamente la tua casella PEC per ricevere comunicazioni ufficiali in modo tempestivo. Questo è molto importante date le conseguenze giuridiche accennate sopra.

Costi e tempi di attivazione

Attivare una casella PEC comporta costi indicativi che variano dai 5 ai 50 euro all’anno, a seconda del fornitore e delle funzionalità aggiuntive offerte, come spazio di archiviazione o notifiche automatiche. I tempi di attivazione sono generalmente molto rapidi, oscillando tra pochi minuti e 24 ore dal momento della richiesta.

In conclusione

L’introduzione dell’obbligo di dotarsi di una PEC personale per gli amministratori di società segna un importante passo avanti nella digitalizzazione dei processi aziendali e nella semplificazione delle comunicazioni con la pubblica amministrazione. Tuttavia, è fondamentale tenere conto delle conseguenze giuridiche derivanti dalla mancata conformità, come sanzioni o impedimenti all’iscrizione delle nuove società.

Sebbene i costi per l’attivazione della PEC siano contenuti, l’impatto derivante dalla mancata ricezione o monitoraggio delle notifiche potrebbe essere significativo. Pertanto, un corretto bilanciamento tra costi e benefici, insieme a un monitoraggio costante della PEC e dell’Area web notifiche del PST, è essenziale per evitare complicazioni legali anche notevoli e operare in conformità con la normativa vigente.